Dokumentasi IT: Panduan Pemula

Waktu yang Anda habiskan untuk mencari informasi yang tepat adalah salah satu penyebab utama ketidakefisienan. Anda mungkin tidak menyadari bahwa pekerja Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari informasi yang mereka butuhkan.

Kurangnya dokumentasi yang tepat menyebabkan pemborosan waktu dan tenaga yang signifikan. Ini akan memengaruhi keunggulan kompetitif Anda dan membahayakan hubungan klien Anda. Untungnya, Anda dapat menghindari semua ini hanya dengan menggabungkan strategi dokumentasi TI di organisasi Anda.

Apa itu Dokumentasi TI? Dokumentasi TI mengacu pada pengumpulan semua informasi mengenai infrastruktur TI. Informasi ini dapat digunakan oleh tim TI untuk menjalankan proses, beroperasi secara efisien, mendapatkan lebih banyak pengetahuan, menguraikan langkah-langkah untuk memperbaiki masalah, dan banyak lagi.

Dengan dokumentasi yang tepat, tim TI Anda akan memiliki akses ke semua informasi yang tepat pada waktu yang tepat. Dengan kata lain, Anda tidak harus terus menciptakan kembali roda ketika ada tugas yang harus dijalankan.

Apa Kegunaan Dokumentasi TI? Dokumentasi yang andal dapat membawa tim TI Anda jauh dalam hal pengambilan keputusan yang efektif. Dengan bantuan dokumentasi, Anda dapat meningkatkan kualitas keseluruhan lingkungan TI Anda dan membuatnya jauh lebih andal.

Mengapa Anda harus memprioritaskan dokumentasi di MSP Anda

  • Merampingkan Alur Kerja: Saat teknisi Anda telah mendokumentasikan informasi untuk diandalkan saat melakukan tugas, ini akan merampingkan alur kerja di MSP Anda. Daripada mencoba perbaikan acak, tim TI Anda dapat menerapkan prosedur standar untuk menyelesaikan masalah. Ini akan meningkatkan konsistensi dan menghilangkan pemborosan dalam alur kerja.
  • Pertahankan Pengetahuan Organisasi: Ketika teknisi meninggalkan organisasi, pengetahuan yang mereka kumpulkan selama mereka bekerja akan pergi bersama mereka. Anda dapat menghindari ini jika Anda telah mendokumentasikan proses di MSP Anda. Anda dapat mendokumentasikan proses utama untuk diikuti oleh karyawan di masa mendatang, yang akan memastikan pengetahuan penting tetap ada dalam organisasi Anda bahkan saat karyawan keluar.
  • Dorong Berbagi Pengetahuan: Selain melestarikan pengetahuan, dokumentasi juga memungkinkan Anda berbagi pengetahuan ini dengan seluruh tim. Saat teknisi baru bergabung dengan MSP Anda, yang harus Anda lakukan hanyalah membagikan materi pelatihan yang relevan untuk mempercepatnya dengan cepat. Selain itu, Anda juga dapat membagikan kebijakan organisasi, panduan cara kerja, SOP, dan lainnya.
  • Orientasi & Pelatihan Karyawan: Orientasi menjadi sangat sulit di era lingkungan kerja jarak jauh dan hybrid ini. Dokumentasi yang tepat membantu Anda merekrut karyawan baru dengan sangat mudah. Anda dapat memiliki instruksi mendetail untuk setiap langkah proses orientasi agar konsisten untuk semua karyawan baru. Hal ini memastikan proses pelatihan standar daripada mendelegasikannya kepada teknisi senior yang harus meluangkan waktu untuk pelatihan di luar jadwal sibuk mereka.
  • Mendukung Persyaratan Kepatuhan: Dengan meningkatnya insiden keamanan secara besar-besaran di seluruh dunia, permintaan akan layanan kepatuhan telah meningkat secara proporsional. Sebagian besar undang-undang privasi data memiliki aturan khusus terkait dokumentasi dan penggunaan alat dokumentasi TI yang canggih untuk memfasilitasi proses tersebut. Ketika informasi klien Anda didokumentasikan dengan aman, Anda dapat dengan mudah memenuhi persyaratan kepatuhan dan meningkatkan postur keamanan Anda secara keseluruhan.

Manfaat & Pentingnya Dokumentasi TI. Manfaat dokumentasi sering diabaikan oleh MSP di masa lalu. Namun, hal ini telah berubah secara drastis setelah MSP dan tim TI mulai memahami keunggulan kompetitif yang dibawanya ke organisasi. Sederhananya, dokumentasi TI dapat mengurangi inefisiensi dan membantu Anda tumbuh di pasar yang kompetitif.

Manfaat utama dari dokumentasi TI adalah sebagai berikut:

  • Minimalkan Pemborosan Waktu: Ketika Anda memiliki dokumentasi yang jelas untuk setiap proses, teknisi Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencoba memahami bagaimana sesuatu harus dilakukan, siapa yang harus melakukannya, dll. Bahkan beberapa menit yang tidak produktif dapat bertambah seiring waktu dan menyebabkan inefisiensi besar-besaran. Dokumentasi membantu Anda menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan meminimalkan kemungkinan pemborosan waktu.
  • Mengurangi Kesalahan Operasional: Jika Anda mengizinkan teknisi memperbaiki masalah sesuai keinginan mereka, hal itu dapat menyebabkan kesalahan dalam proses dan pengalaman pelanggan yang tidak konsisten. Dengan dokumentasi, setiap orang memiliki langkah-langkah yang jelas sehubungan dengan tindakan apa yang perlu diambil. Hal ini meningkatkan akuntabilitas dan mengurangi kesalahan operasional. Ketika Anda memiliki dokumentasi yang jelas, segala sesuatu dilakukan dengan benar pertama kali dan sesuai dengan standar atau prosedur organisasi.
  • Menciptakan & Meningkatkan Efisiensi: Karena dokumentasi mengurangi pemborosan waktu dan kesalahan, Anda dapat dengan mudah menghilangkan proses kerja yang berlebihan dan menghindari keterlambatan komunikasi dalam sistem. Alur kerja yang disederhanakan meningkatkan efisiensi organisasi sementara berbagi pengetahuan menemukan cara baru yang lebih efisien dalam melakukan sesuatu.
  • Sumber Kebenaran Tunggal: Dokumentasi yang Anda kumpulkan di organisasi Anda menjadi satu-satunya sumber kebenaran karena akan dibagikan ke seluruh organisasi. Ini mengurangi potensi kesalahan dalam menginterpretasikan bagaimana tugas harus diselesaikan karena ada satu catatan tertulis untuk referensi. Teknisi Anda dapat dengan mudah merujuk ke catatan ini dan melakukan tugas kompleks dalam waktu singkat.
  • Mempromosikan Kontrol Kualitas: Catatan tertulis mendorong keselarasan dan akuntabilitas. Ketika teknisi dimintai pertanggungjawaban atas dokumen yang mereka buat, itu menghasilkan kualitas pekerjaan yang lebih baik. Selain itu, strategi dokumentasi dibuat sejalan dengan standar kualitas yang diharapkan. Ini meningkatkan kualitas berbagai proses kerja dalam suatu organisasi.
  • Memastikan Umur Panjang Organisasi: Dokumentasi bukan hanya tentang mencapai tujuan jangka pendek. Manfaat yang ditawarkan oleh dokumentasi dapat disaksikan dalam jangka panjang melalui umur panjang organisasi. Ketika pergantian staf dan transfer pengetahuan organisasi terjadi, beban diminimalkan dan kelangsungan hidup organisasi di masa depan ditingkatkan.

Jenis Dokumentasi TI. Ada berbagai jenis dokumentasi TI berdasarkan tujuan yang dilayaninya. Karena tujuan dokumentasi adalah untuk menginformasikan dan mencatat pengetahuan, Anda perlu menemukan keseimbangan yang tepat di semua jenis dokumen ini untuk memastikannya tidak membengkak atau berlebihan.

Jenis dokumentasi yang paling umum digunakan adalah sebagai berikut:

  • Dokumentasi Infrastruktur (Infrastructure Documentation): Ini memberikan informasi tentang infrastruktur TI organisasi. Segala sesuatu mulai dari perangkat keras hingga perangkat lunak dicatat di sini. Saat teknisi menangani suatu masalah, pengetahuan tentang infrastruktur sangat penting untuk mengidentifikasi sumber masalah dan menyelesaikannya secara efektif.
  • Dokumentasi Proses (Process Documentation): Ini melibatkan penangkapan informasi yang diperlukan untuk menjalankan berbagai proses bisnis dalam suatu organisasi. Ini adalah proses berkelanjutan yang harus terus diperbarui untuk memastikan penyelesaian tugas yang efisien.
  • Dokumentasi Proyek (Project Documentation): Ini memberikan informasi yang terkait dengan berbagai proyek dalam suatu organisasi. Semuanya, mulai dari aktivitas proyek hingga alat yang dibutuhkan, ditangkap di sini. Ini juga berfokus pada pengelolaan semua dokumen lain yang dibuat selama proyek berlangsung.
  • Dokumentasi Dukungan (Support Documentation): Ini mengacu pada dokumentasi apa pun yang melibatkan pemberian pengetahuan kepada klien Anda. Meja dukungan Anda dapat merujuk ke dokumen-dokumen ini sambil memberikan layanan kepada klien Anda.
  • Dokumentasi Teknis (Technical Documentation): Ini adalah dokumen yang menjelaskan tujuan, penggunaan, fungsionalitas, dan arsitektur suatu produk. Dokumen apa pun dengan spesifikasi teknis, dokumentasi API, informasi kode perangkat lunak, dll., dapat dianggap sebagai dokumen teknis.
  • Dokumentasi Pengguna (User Documentation): Ini adalah dokumen yang ditujukan bagi pengguna akhir untuk memahami suatu produk atau layanan. Ini harus disertakan saat Anda mengirimkan produk atau layanan kepada pelanggan Anda. Karena ditujukan untuk pengguna akhir, itu harus sederhana dan mudah dimengerti.
  • Dokumentasi Jaringan (Network Documentation): Ini berfokus pada pemeliharaan catatan berbagai jaringan komputer di organisasi Anda termasuk faktor-faktor seperti aplikasi, perangkat keras, nomor versi, alat keamanan, koneksi, topologi, dll.

Kunci Dokumentasi TI yang Efektif. Tujuan utama dokumentasi adalah untuk terus memberi informasi kepada pengguna Anda. Agar hal ini berhasil, Anda perlu memasukkannya ke dalam alur kerja sehari-hari dengan cara yang benar. Jika diterapkan dengan benar, dokumentasi dapat membantu Anda menghemat banyak waktu, uang, dan tenaga yang berharga.

Inilah cara Anda membuat dokumentasi TI Anda efektif:

Jadilah Teliti, Spesifik dan Ringkas. Dokumentasi TI yang baik harus selalu berfokus pada kejelasan, menyeluruh, dan spesifik. Ketika detail diabaikan, itu bisa membuat penghalang jalan dan masalah di telepon. Untuk menghindari hal ini, Anda perlu mendokumentasikan semuanya sampai ke detail dasar. Ini tidak berarti bahwa dokumentasi Anda harus panjang dan berantakan. Fokus pada singkatnya. Pada saat yang sama, jangan tinggalkan detail apa pun yang Anda anggap berharga.

Gunakan Bahasa Non-Teknis. Salah satu aspek utama dokumentasi adalah memahami audiens Anda dan menggunakan bahasa yang tepat untuk menyampaikan pesan. Karena dokumentasi Anda harus digunakan oleh berbagai departemen dalam organisasi Anda, Anda harus membuatnya tetap sederhana tanpa jargon teknis yang rumit. Gunakan istilah orang awam sedapat mungkin.

Menggabungkan Visual & Diagram. Sebuah gambar bernilai seribu kata. Masukkan video, gambar, panduan, diagram, dll. untuk membantu menyampaikan maksudnya. Jika dokumen Anda hanya diisi dengan teks, pengguna Anda mungkin merasa bosan atau sulit membaca dan dokumen Anda mungkin tidak sesuai dengan tujuan yang benar. Untuk menghindari hal ini, Anda perlu menggunakan tabel, grafik, diagram alur, dan gambar sedapat mungkin.

Pertahankan dan Perbarui Secara Teratur. Dokumentasi bukanlah kegiatan yang dilakukan satu kali. Ini adalah proses berkelanjutan yang harus ditinjau dan diperbarui secara berkala. Pastikan dokumentasi tetap up to date dan sering dikunjungi kembali. Pemangku kepentingan dokumentasi Anda harus diinstruksikan untuk menambahkan prosedur, dokumen, panduan baru, dll., jika berlaku.

Penyebab Buruknya Dokumentasi TI. Dokumentasi yang tepat dapat menghasilkan keajaiban bagi organisasi Anda. Pada saat yang sama, dokumentasi TI yang buruk menyebabkan banyak masalah seperti transfer pengetahuan yang tidak memadai, kesalahan proses, inefisiensi, dan lainnya. Untuk menghindari dokumentasi yang buruk, Anda perlu memahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan dokumentasi yang buruk.

Berikut adalah daftar faktor yang menyebabkan dokumentasi yang buruk:

  • Instruksi Ambigu dan Samar-samar: Ketika instruksi Anda tidak jelas, output yang Anda dapatkan darinya jelas akan berkualitas rendah. Dokumentasi yang didefinisikan dengan buruk dapat menyebabkan tebakan dan asumsi. Ini juga dapat menyebabkan banyak kesalahan dalam prosesnya.
  • Hambatan Transfer Pengetahuan: Pastikan tidak ada kesenjangan komunikasi. Dengan menggunakan istilah atau akronim yang sangat teknis yang mungkin tidak diketahui semua orang, Anda berisiko menciptakan penghalang untuk komunikasi yang berhasil. Bahasa yang Anda gunakan dalam dokumentasi Anda juga dapat berperan dalam tujuannya.
  • Ruang untuk Interpretasi: Ketika dokumentasi Anda tidak spesifik, itu menyisakan ruang untuk interpretasi. Saat Anda membiarkan tindakan terbuka untuk interpretasi, Anda menyisakan ruang untuk kesalahan.
  • Perawatan yang Lalai: Kegagalan dalam memelihara dokumentasi terkini seringkali dapat mengakibatkan kesalahan. Juga, kesalahan ini bisa mahal untuk diperbaiki, yang bisa mengakibatkan usaha dan uang terbuang sia-sia.

Praktik Terbaik Dokumentasi TI

Saat Anda menjalankan dan menjalankan dokumentasi TI, penting untuk mengikuti beberapa praktik terbaik untuk mengembangkan dan memeliharanya. Mari kita bahas beberapa praktik terbaik yang perlu Anda ikuti saat menggabungkan dokumentasi TI di organisasi Anda.

Otomatisasi Bila Mungkin. Proses dokumentasi Anda seharusnya lebih mudah dan tidak memakan waktu. Apa cara yang lebih baik untuk mewujudkannya selain melalui otomatisasi? Saat Anda mengotomatiskan semua tugas yang berlebihan dalam dokumentasi, Anda dapat dengan mudah menghemat banyak waktu dan memastikan akurasi yang lebih baik.

Standarisasi Pemformatan. Format dokumentasi Anda harus konsisten secara menyeluruh. Anda perlu menegakkan standar untuk memastikan semua karyawan Anda mengikuti format yang sama di seluruh organisasi. Ini dapat menghindari kesalahan dalam proses dan membantu dalam pengambilan pengetahuan yang lebih mudah dari semua informasi yang disimpan.

Mempromosikan Budaya Dokumentasi. Dokumentasi bukanlah sesuatu yang dapat dilakukan hanya dengan beberapa individu dalam satu tim. Itu harus diikuti secara aktif di seluruh organisasi. Anda perlu mengembangkan budaya dokumentasi dan menekankan pentingnya.

Tetapkan Tanggung Jawab. Akuntabilitas sangat penting ketika Anda ingin membuat dokumentasi berfungsi. Semua pemangku kepentingan Anda harus memiliki peran dan tanggung jawab yang jelas untuk proses dokumentasi Anda. Perjelas siapa yang mengawasi penegakan standar dokumentasi dan meminta pertanggungjawaban semua peserta.

Tetapkan Irama Pembaruan. Pastikan bahwa dokumentasi selalu ditinjau kembali dan selalu diperbarui. Kembangkan proses peninjauan reguler. Saat Anda sering meninjau, Anda dapat mengidentifikasi kesalahan dalam proses dan memperbaikinya tepat waktu. Itu juga menyelesaikan sesuatu lebih cepat.

Memulai Dokumentasi TI. Jika Anda belum memiliki sistem dokumentasi, sudah saatnya Anda mendapatkannya. Membangun dokumentasi adalah proses yang strategis. Dokumentasi tidak begitu banyak tentang volume informasi yang Anda kumpulkan, melainkan nilai yang Anda peroleh dari informasi yang dikumpulkan. Anda perlu memastikan bahwa Anda fokus pada hal itu ketika Anda memulai dengan dokumentasi untuk pertama kalinya.

Kiat untuk membantu Anda memulai dokumentasi TI

  • Mulai Hari Ini: Setelah Anda memutuskan untuk memanfaatkan kekuatan dokumentasi, jangan menunggu. Jadikan itu prioritas dan mulailah sesegera mungkin. Semakin cepat Anda membuat beberapa dokumentasi, semakin cepat Anda mulai bergerak menuju tempat kerja yang lebih efisien.
  • Menetapkan Hirarki Kepentingan: Dokumentasi menyangkut banyak proses dan tugas. Anda perlu memahami mana yang paling penting untuk didokumentasikan. Apa yang paling sering dilakukan? Apa yang akan memiliki dampak terbesar pada keberhasilan organisasi? Anda perlu menanyakan pertanyaan-pertanyaan ini sebelum memulai dengan dokumentasi Anda.
  • Insentif Partisipasi: Ini sejalan dengan mempromosikan budaya dokumentasi. Jelajahi berbagai cara untuk membuat peserta terlibat secara aktif, baik melalui penghargaan, ulasan, atau cara lainnya.
    Konsultasikan Sumber Daya dan Template: Saat Anda memulai perjalanan dokumentasi, Anda mungkin perlu berkonsultasi dengan berbagai sumber daya dan template yang terkait dengan dokumentasi. Ada banyak di luar sana untuk membantu Anda memulai dan Anda bahkan dapat memperoleh beberapa pelajaran berharga dari pemimpin dokumentasi yang mapan.
  • Berinvestasi dalam Alat Dokumentasi TI: Dokumentasi manual seringkali lebih buruk daripada tidak ada dokumentasi. Selain membuang banyak sumber daya, Anda akan ditinggalkan dengan proses yang tidak akurat. Untuk menghindari hal ini, Anda perlu berinvestasi dalam alat dokumentasi TI yang dapat mengotomatiskan dokumentasi Anda. Alat dokumentasi yang kuat dapat sepenuhnya mengubah skenario dan memberi Anda keunggulan yang sangat dibutuhkan atas pesaing Anda.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *