Pentingnya Dokumentasi TI

Dokumentasi TI penting karena memberikan informasi yang tepat kepada Mitra Dukungan TI atau Tim Dukungan TI Anda untuk dapat mengoperasikan, memelihara, mendukung, memberikan, dan melindungi infrastruktur TI dan investasi TI Anda.

Dokumentasi TI adalah sumber daya yang sangat berharga dan kami menemukan bahwa di sebagian besar organisasi, dokumentasi TI dikelola dengan buruk, sulit ditemukan, atau hanya cukup baik untuk mematuhi peraturan.

Membuat dokumentasi TI dapat menjadi salah satu tugas menakutkan yang membutuhkan banyak waktu dan kesabaran, namun jika dikelola dengan baik maka Anda, tim TI Anda dan/atau mitra TI Anda dapat memperoleh manfaat besar dan meningkatkan pengiriman dan efektivitas Dukungan TI Anda.

Sayangnya, dokumentasi TI yang dikelola dengan buruk cukup umum. Ada banyak kesempatan ketika kami telah mengambil alih dari penyedia TI sebelumnya dan menemukan bahwa dokumentasi TI telah dikelola dengan buruk sampai-sampai tidak ada informasi terkini tentang elemen jaringan apa pun, termasuk lisensi dan konfigurasi firewall.

Dalam kasus di mana kami mengambil alih dari tim internal, seringkali orang-orang dalam tim tersebut menggunakan pengetahuan mereka tentang jaringan dan penyiapan sebagai pengungkit untuk memastikan umur panjang mereka dengan tetap penting untuk operasi.

Dokumentasi TI penting untuk dilakukan dengan benar karena berfungsi sebagai panduan untuk peristiwa penting bisnis, seperti rencana pemulihan bencana Anda, serta mendokumentasikan informasi penting seperti perizinan, infrastruktur, detail server, dll.

Dokumentasi TI yang dikelola dengan benar membutuhkan waktu untuk disusun dan tetap up-to-date. Salah satu tanda pertama dari fungsi TI yang tidak berfungsi dengan baik adalah kurangnya dokumentasi terbaru karena sering kali berarti tim menghabiskan seluruh waktu mereka untuk masalah pemadaman kebakaran.

Menggunakan anggaran dan sumber daya yang tersedia secara efisien adalah sesuatu yang selalu ada di benak para pengambil keputusan. Karena dokumentasi TI tidak serta merta menambah nilai pada intinya, dokumentasi itu kembali menjadi prioritas dan sebagai konsekuensinya, dokumentasi TI sering kali tidak dikelola dengan baik.

Alasan Pentingnya Dokumentasi TI. Mengapa kami mengatakan dokumentasi TI begitu penting? Berikut alasan mengapa dokumentasi IT itu penting.

Dokumentasi TI yang Efektif mengurangi pemborosan waktu dan meningkatkan efisiensi. Membuang-buang waktu berasal dari inefisiensi proses. Proses menjadi tidak efisien ketika ada ketidakkonsistenan dengan cara mereka diikuti. Hal ini dapat terjadi karena kurangnya proses yang ditetapkan atau kurangnya dokumentasi TI yang dikelola dengan baik. Selain itu, ketidakkonsistenan juga menghasilkan kesalahan yang mengakibatkan waktu terbuang sia-sia. Dengan dokumentasi TI yang dikelola dengan baik, Anda dapat merinci cara paling efisien untuk menyelesaikan suatu proses dan dapat dibagikan dengan semua organisasi Anda sebagai prosedur operasi standar.

Dokumentasi TI terkini menghasilkan lebih sedikit kesalahan. Proses detail dokumentasi TI terkini yang dapat diikuti oleh anggota junior tim Dukungan TI tanpa membuat kesalahan. Itu dapat meningkatkan kecepatan pemeriksaan dan penyelesaian tiket dukungan, yang meningkatkan kapasitas Dukungan TI Anda secara keseluruhan. Dengan memanfaatkan anggota tim yang kurang berpengalaman, Anda juga dapat mengurangi biaya pengiriman TI, sekaligus meningkatkan keandalan dan waktu aktif Anda.

Memberikan gambaran rinci tentang infrastruktur TI Anda. Berapa kali Anda membeli laptop baru untuk starter baru? Tahukah Anda berapa banyak laptop yang saat ini Anda miliki tidak digunakan dan berfungsi dengan baik? Dokumentasi TI yang dikelola dengan baik memiliki jawaban untuk semua pertanyaan ini. Dalam contoh khusus ini, ini dapat menghasilkan penghematan biaya karena Anda dapat memberi karyawan baru laptop yang berfungsi sempurna yang sudah Anda miliki. Ini juga memungkinkan Anda untuk merencanakan penyegaran infrastruktur dengan benar, sekaligus memastikan bahwa Anda dapat secara proaktif menjaga jaringan Anda tetap sehat.

Dokumentasi TI yang mendalam menghindari kemacetan pengetahuan. Silo pengetahuan adalah praktik buruk di mana saja. Bayangkan jika hanya ada satu karyawan yang menyimpan informasi penting bisnis di benaknya dan kemudian tiba-tiba memutuskan untuk pergi? Lebih buruk lagi, bayangkan jika semua orang mengira informasi penting bisnis ini ditulis di suatu tempat padahal sebenarnya tidak? Silo pengetahuan tidak lagi menjadi perhatian dengan dokumentasi TI yang dikelola dengan baik karena pengetahuan akan tersedia untuk semua orang di organisasi Anda dengan hak istimewa yang benar. Itu membantu dari perspektif kesinambungan dan memastikan bahwa Anda tidak pernah dimintai tebusan oleh orang-orang yang tampaknya sangat diperlukan dalam tim Anda.

Proses yang disederhanakan untuk peluncuran dan pemeliharaan perangkat keras. Mendokumentasikan komponen perangkat keras, perangkat yang dipesan lebih dahulu, dan peralatan lawas dapat membantu Anda mengubahnya untuk peralatan standar. Standarisasi komponen TI membantu menyederhanakan proses peluncuran dan pemeliharaan, yang pada gilirannya membuat Dukungan TI lebih mudah untuk diberikan. Bayangkan menghabiskan seminggu mencoba mencari driver untuk peralatan lama yang tidak didukung lagi?

Dokumentasi TI membantu manajemen darurat. Keadaan darurat dapat terjadi di mana saja dan kapan saja. Sifat darurat tidak dapat diprediksi dan dapat berubah dalam ruang lingkup dan dampak. Bersiap dan merencanakan ke depan sangat penting dan itulah sebabnya dokumentasi TI yang dikelola dengan baik harus memberi Anda buku pedoman yang dipikirkan dengan matang tentang semua prosedur manajemen darurat Anda.

Dokumentasi TI membantu Anda mematuhi peraturan. Peraturan seperti ISO/IEC 27001 mengharuskan Anda memiliki dokumentasi TI terkini. Ini adalah praktik terbaik yang diterima dan menunjukkan bahwa Anda menganggap serius tanggung jawab manajemen informasi Anda.

Dokumentasi TI memberikan gambaran yang jelas tentang lingkungan TI Anda. Dokumentasi TI yang diformat dengan baik memberi Mitra TI atau tim TI Anda visibilitas yang lebih besar ke dalam jaringan Anda dan memungkinkan mereka memberikan dukungan yang jauh lebih baik. Dalam hal mengubah penyedia TI, dokumentasi TI yang dikelola dengan baik akan membantu mempercepat proses on-boarding dan mengurangi risiko proses tersebut.

Dokumentasi TI memberi tahu Anda siapa yang bertanggung jawab atas apa. Dokumentasi TI tidak hanya menyimpan informasi tentang perangkat keras dan kredensial, tetapi juga merinci siapa yang bertanggung jawab atas elemen atau fungsi tertentu dan siapa yang harus dihubungi jika terjadi keadaan darurat.

Pentingnya dokumentasi TI mungkin terlalu kuat dan pemeliharaannya mungkin tampak berlebihan, tetapi ada alat seperti Cardonet Documentation Point yang membantu Anda membuat proses dokumentasi TI lebih efisien, mudah diakses, dan sangat aman. Cardonet Documentation Point membantu Anda dengan dokumentasi TI Anda dengan menawarkan kepatuhan SOC 2, izin berbasis peran, jejak audit, riwayat versi, dan autentikasi dua faktor.

Dokumentasi TI penting karena dapat berdampak langsung pada penyampaian Layanan TI Anda. Ketika terjadi kesalahan, dan karena sifat teknologinya kemungkinan besar suatu hari nanti, dokumentasi yang andal dan terkini akan menyelamatkan Anda dan sangat meningkatkan waktu respons dan pemulihan Anda.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *