1.2 Fungsi OJS dan Alur Kerja Jurnal

Di Materi 1.1 Anda sudah tahu bahwa OJS adalah "kantor redaksi digital". Sekarang kita lihat isi kantornya: apa saja yang bisa dikerjakan OJS, dan bagaimana sebuah naskah berjalan dari pengirim sampai terbit. Memahami alur ini penting, sebab semua menu OJS yang akan Anda temui mengikuti alur yang sama.

Gambar 1. Enam fungsi utama OJS dalam satu sistem.

Dalam Materi Ini

1. 1Fungsi utama OJS
2. 2Empat tahap alur kerja
3. 3Siapa mengerjakan apa
4. 4Peran dalam OJS
5. 5Keputusan editor
6. 6Administrator situs dan manajer jurnal
7. 7Contoh perjalanan satu naskah

Fungsi Utama OJS

Secara garis besar, OJS menjalankan enam pekerjaan. Tabel ini merangkum apa yang dilakukan tiap fungsi dan siapa yang paling sering memakainya.

Fungsi	Yang dilakukan OJS	Paling sering dipakai oleh
Menerima naskah	Menyediakan formulir pengiriman, unggah berkas, dan data penulis	Penulis
Telaah sejawat	Mencatat penugasan reviewer, tenggat, dan hasil penilaian	Editor dan reviewer
Penyuntingan dan produksi	Menyimpan berkas hasil sunting dan berkas akhir yang siap terbit	Penyunting naskah dan penyusun tampilan
Penerbitan	Menyusun edisi, volume, dan nomor, lalu menayangkannya	Editor dan manajer jurnal
Komunikasi	Mengirim email pemberitahuan dan menyediakan diskusi di tiap tahap	Semua pihak
Situs dan data	Menampilkan jurnal sebagai situs web dan menyimpan data artikel	Pembaca dan pengindeks

IntisariOJS tidak hanya menampilkan artikel. Ia menjalankan seluruh proses di belakang artikel itu: dari naskah masuk, ditelaah, disunting, sampai terbit.

Empat Tahap Alur Kerja

Alur kerja editorial OJS dibagi menjadi empat tahap: Pengiriman (Submission), Telaah (Review), Penyuntingan (Copyediting), dan Produksi (Production). Setelah itu naskah dipublikasikan ke dalam sebuah edisi. Setiap naskah berada di satu tahap pada satu waktu, dan editor yang memindahkannya ke tahap berikutnya.

Gambar 2. Empat tahap alur kerja, lalu terbit, beserta kemungkinan hasil keputusan editor.

Tahap	Yang terjadi	Hasil akhir tahap
1. Pengiriman	Penulis mengunggah naskah dan mengisi data. Editor memeriksa kelayakan awal	Naskah ditolak di awal, atau dilanjutkan ke Telaah
2. Telaah	Editor menugaskan reviewer. Reviewer menilai dan memberi rekomendasi	Editor memutuskan: terima, revisi, atau tolak
3. Penyuntingan	Penyunting memperbaiki bahasa dan ketelitian penulisan naskah yang diterima	Berkas hasil sunting siap dikirim ke Produksi
4. Produksi	Naskah disusun menjadi berkas tampilan akhir yang akan dibaca pembaca	Berkas akhir siap diterbitkan
Publikasi	Artikel dijadwalkan ke sebuah edisi dan ditayangkan di situs	Artikel dapat dibaca publik

CatatanMenurut dokumentasi PKP, editor juga dapat melewati tahap Telaah untuk naskah tertentu dan langsung memindahkannya ke Penyuntingan, atau menolak naskah sebelum ditelaah. Kebijakan jurnal Anda yang menentukan kapan hal itu dipakai.

Siapa Mengerjakan Apa

Diagram ini memperlihatkan perjalanan satu naskah dari sudut pandang orang yang mengerjakannya. Baca dari atas ke bawah, lalu perhatikan perpindahan antar lajur.

Gambar 3. Perjalanan satu naskah: sembilan langkah dan empat pihak.

Dua hal dapat Anda amati. Pertama, editor berada di tengah: hampir setiap perpindahan melewati editor. Kedua, reviewer hanya terlibat di satu langkah, yaitu menilai naskah. Karena itu, editor adalah peran yang paling menentukan kelancaran jurnal.

Peran dalam OJS

OJS bekerja dengan sistem peran. Setiap orang yang masuk (login) memiliki satu atau lebih peran, dan peran itu menentukan menu apa yang ia lihat. Semua pengguna memakai antarmuka yang sama, hanya isinya yang berbeda sesuai peran.

Peran	Tugas pokok	Tahap yang disentuh
Penulis (Author)	Mengirim naskah dan merevisinya bila diminta	Pengiriman, Telaah
Reviewer	Menilai naskah dan memberi rekomendasi kepada editor	Telaah
Editor	Memeriksa naskah, menugaskan reviewer, mengambil keputusan, dan memindahkan naskah antar tahap	Semua tahap
Editor bagian (Section Editor)	Mengurus naskah pada bagian atau rubrik tertentu	Sesuai penugasan
Penyunting naskah (Copyeditor)	Memperbaiki bahasa dan penulisan naskah yang diterima	Penyuntingan
Penyusun tampilan (Layout Editor)	Menyusun naskah menjadi berkas akhir yang siap terbit	Produksi
Pembaca (Reader)	Membaca artikel yang sudah terbit	Setelah terbit

CatatanSatu orang boleh memegang beberapa peran, misalnya seorang dosen yang menjadi penulis di satu jurnal dan reviewer di jurnal lain. Nama peran di layar bisa sedikit berbeda tergantung bahasa dan versi OJS. PKP juga menyebut bahwa jurnal dapat membuat peran sendiri sesuai kebutuhan.

Keputusan Editor

Setelah reviewer menyerahkan penilaian, editor mengambil keputusan. Berikut keputusan yang umum dan artinya.

Keputusan	Artinya	Yang terjadi berikutnya
Terima	Naskah layak diterbitkan	Naskah masuk tahap Penyuntingan
Minta revisi	Naskah perlu diperbaiki sesuai masukan	Penulis merevisi dan mengunggah ulang
Kirim ulang untuk ditelaah	Perubahan besar, sehingga perlu ditelaah lagi	Naskah kembali ke reviewer
Tolak	Naskah tidak layak diterbitkan di jurnal ini	Naskah diarsipkan

Administrator Situs dan Manajer Jurnal

Dua peran ini sering tertukar, padahal tugasnya berbeda dan akan Anda temui lagi di Modul 3 dan 4.

Peran	Lingkupnya	Contoh pekerjaan
Administrator situs (Site Administrator)	Seluruh pemasangan OJS, yang bisa memuat satu atau banyak jurnal	Membuat jurnal baru, mengatur pengaturan situs, memasang plugin dan tema
Manajer jurnal (Journal Manager)	Satu jurnal	Mengatur identitas jurnal, bagian, pengguna, dan proses penerimaan naskah

IntisariSaat Anda memasang OJS, akun pertama yang dibuat adalah akun administrator situs. Dari akun itulah jurnal dibuat dan tema dipasang. Pengelolaan harian jurnal dilakukan oleh manajer jurnal dan editor.

Contoh Perjalanan Satu Naskah

ContohBu Rina menulis hasil penelitian dan mengirimkannya ke Jurnal Pendidikan Anak lewat OJS (langkah 1). Pak Dedi, editor, memeriksa naskahnya dan menilai layak ditelaah (langkah 2), lalu menugaskan dua reviewer (langkah 3). Kedua reviewer menilai naskah (langkah 4). Pak Dedi membaca penilaian dan memutuskan naskah perlu revisi (langkah 5). Bu Rina memperbaiki naskah dan mengunggahnya lagi (langkah 6). Pak Dedi menerima naskah dan memindahkannya ke Penyuntingan (langkah 7). Tim produksi menyunting dan menyusun berkas akhir (langkah 8). Terakhir, Pak Dedi menjadwalkan artikel ke Vol. 3 No. 1 dan menerbitkannya (langkah 9). Selama itu, semua pihak bekerja di OJS dan setiap langkah tercatat.

LatihanJawab tanpa melihat materi: (1) Sebutkan empat tahap alur kerja OJS secara berurutan. (2) Peran apa yang memindahkan naskah dari satu tahap ke tahap berikutnya? (3) Apa beda administrator situs dan manajer jurnal? Cocokkan jawaban Anda dengan bagian 2, 4, dan 6.